Teletrabajo o trabajo a distancia con Odoo: ventajas, aplicaciones y preguntas frecuentes

En este Post queremos darte información y un útil listado de APPs para que tu PYME pueda teletrabajar de manera inmediata. Muchas PYMEs españolas no pueden teletrabajar, o bien, NO en buenas condiciones . Por esa razón se hace necesario ponerse en marcha ya para NO perder competitividad y NO comprometer la estabilidad de tu empresa.

Con Odoo ERP puedes tele trabajar de inmediato. Podrás gestionar tu PYME de manera eficiente como si estuvieseis en la oficina.  Esto incluye los horarios, avances en las tareas y proyectos, establecer permisos y jerarquías entre los miembros de tu equipo, todos reportando en un mismo sistema que hace tu PYME más fuerte.

¿Qué tiempo puede demorar? ¿Qué apps son las más indicadas? ¿Qué ventajas tiene Odoo para el teletrabajo en comparación con otras soluciones? Estas y otras interrogantes serán respondidas en este post.

¿Qué necesito para teletrabajar con Odoo?

No necesitas nada nuevo; si tienes un Smartphone o un ordenador y una conexión activa a Internet, ya puedes comenzar a usar Odoo.

La tecnología se ha generalizado, hoy en día en España es habitual tener un Smartphone, un ordenador y conexión a internet por lo que NO hace falta invertir en nuevos equipos para teletrabajar con Odoo.

Para llevar a cabo de la mejor manera el teletrabajo es necesario que tengas en cuenta varios elementos, algunos de ellos son:

Comunicación
La comunicación es un factor esencial para este tipo de situaciones. Para ello en el mercado existen algunas soluciones que permiten establecer una buena comunicación como Slack, Yac, Spike, Flock.

Gestión
Lograr una buena comunicación no es suficiente para realizar de la mejor manera el teletrabajo ya que sin una buena gestión del flujo de trabajo resulta imposible lograr que los objetivos sean cumplidos. Existen buenas alternativas de herramientas que te permitirán realizar una buena gestión como Astana, algunas apps de Google, Toggl, Skype, Cucorent, Trello, entre otras.

Procedimientos
En este tipo de proceso el procedimiento que se utilice es muy importante para obtener buenos resultados.  Entre los principales factores que se deben de tener en cuenta se encuentran el tiempo con los teletrabajadores y la gestión de los horarios. Debe ser definido el tiempo para realizar labores individuales y en grupo, la correcta definición de las tareas a realizar y medir el rendimiento de los trabajadores a la hora de realizar las mismas.
En la mayoría de los casos la asignación de las tareas remotas se realiza por objetivos y se establecen límites de tiempo y reglas para su realización.

El problema de usar múltiples herramientas online para el teletrabajo

¿Ahora bien, imaginas a tus trabajadores dominando cada una de estas apps por separado?

La cantidad de herramientas es amplia y en ocasiones abrumadora, si se tiene en cuenta que cada una de ellas tiene concepciones diferentes. 

Si la pyme no ha tenido predefinido su plan de contingencia o estrategia en cuanto al teletrabajo, se requerirá un paso previo en el que la junta directiva y los trabajadores tendrán que ponerse de acuerdo en cuanto a cuál de ellas usar, suponiendo que todos los trabajadores que harán uso de ellas ya están capacitados y las manejan de manera eficiente. También deberán establecerse las reglas y jerarquías en la forma en que se accederá a la información y cómo se reportará el trabajo.

En un momento como el actual, en el que se requiere el despliegue de soluciones rápidas e intergradas, esto puede traer serias dificultades.

Los problemas de usar varias aplicaciones de manera simultánea de distintos proveedores en el teletrabajo son:

• Falta de conocimiento de los trabajadores en el uso y empleo de todas ellas hará disminuir el rendimiento.
• Pérdida de datos por falta de integración entre las plataformas o herramientas que se utilicen.
• Problemas de usabilidad: todas las herramientas son concebidas de manera diferente por lo que pueden producirse errores humanos durante su uso por la dificultad que genera el uso simultáneo de varias de ellas.
• La dirección de la pyme puede perder el control fácilmente por la falta de gestión centralizada.
• El establecimiento de jerarquías y permisos a nivel de empresa en el uso de cada una de ellas y niveles de acceso a la información de los trabajadores se complica.
• Recursos de hardware o software de los que dispone cada trabajador en su hogar pueden varían entre un trabajador y otro por lo que no todas las herramientas pueden funcionar de igual manera en cada caso.
• Problemas de seguridad relacionados con la propia concepción de seguridad de cada herramienta en sí misma o la seguridad informática de los propios trabajadores en sus hogares.
• Difícil solución a errores que produzcan pérdida de datos importantes.

Odoo funciona en la nube y cuenta con un ecosistema de APPs para el teletrabajo

En el apartado anterior quedó claro que usar múltiples herramientas de distintos proveedores puede provocar varios problemas durante el teletrabajo.

Odoo, como software ERP de gestión de empresas, cuenta con las herramientas necesarias para dar solución al teletrabajo y a todas las situaciones que se pueden presentar.

En primer lugar, Odoo trabaja en la nube lo que consigue que puedas conectarte desde cualquier lugar, las posibilidades son muchas. Puedes descargarte la APP para aquellos que decidan usar Odoo desde su Smartphone o Tablet.

También se puede utilizar Odoo con cualquier navegador web. Todos los sistemas operativos actuales cuentan con uno, por lo que sin importar la plataforma o fabricante del dispositivo, el acceso a Odoo está garantizado de manera universal..

Odoo utiliza una Base de Datos relacional que significa que cualquier dato que introduces en el sistema es visible para todas las APPs y usuarios. De esta forma la información está disponible en tiempo real para todos los usuarios según los niveles de permisos definidos dentro de Odoo. Las apps pueden hacer uso de esta de manera inmediata, lo que garantiza una toma de decisiones rápida y acertada, justo como se necesita en los nuevos tiempos en donde la tecnología y las necesidades avanzan a toda velocidad.

Ventajas de Teletrabajar con Odoo

Una de las fortalezas de Odoo es que todas las APPs están creadas bajo una arquitectura que permite que una misma persona pueda desarrollar varios trabajos en la misma empresa ya que la interfaz de usuario es similar en todas las aplicaciones.

La productividad por empleado se dispara porque la sencillez de sus APPs hace que no tengas que ser un especialista con conocimiento en todas las áreas sino que el propio Odoo te permite desarrollar varias funciones de manera controlada y con reportes que te hacen la vida más fácil.

Vea también: Apps o módulos de Odoo para pymes: alcanzando el éxito con un sólo software

Ventajas de Odoo para el teletrabajo o trabajo a distancia:

• Coste reducido: El objetivo es añadir valor a las PYMEs a un precio justo, por tanto, Odoo tiene un coste económico en comparación con otras soluciones.
• Tiempo de implantación: En una semana tu PYME puedes estar teletrabajando con las APPs seleccionadas.
• Integración: Todas las apps están integradas en una única plataforma, por lo que no es necesario el empleo de varios sistemas a la vez.
• Curva de aprendizaje: Como todas las APPs tienen el mismo diseño, el manejo y el aprendizaje es rápido. Están disponibles videos ,manuales online, blogs y otros recursos.
• Permisos y aprobaciones: Potente sistema de permisos que permite establecer niveles de acceso a los distintos trabajadores y departamentos en Odoo, facilitando el control para los dueños de pymes.
• Modular: Si se requiere una nueva APP se puede añadir sobre la marcha y puede empezar a funcionar de inmediato.
• Código abierto: En caso de alguna necesidad como una integración con otro servicio externo, modificación o personalización puede ser realizada fácilmente por el partner que la pyme seleccione.

Mejores APPs de Odoo para teletrabajo

Antes de presentarte las apps queremos destacar que TODAS LAS APPS DE ODOO están listas para ser usadas en la modalidad de teletrabajo.

Sin embargo, hay algunas de ellas que destacan especialmente para el teletrabajo, teniendo en cuenta su impacto y prestaciones.

En la siguiente infografía te mostramos aquellas que son esenciales en esta modalidad:

• Odoo Chat: Chat interno, con la posibilidad de crear canales o grupos según jerarquías que defina la junta directiva de la pyme. Este chat está disponible desde cualquier app de Odoo y además se integra con la web para que los clientes puedan también comunicarse con la pyme o el servicio de asistencia por esta vía
• Voz Ip: se pueden efectuar llamadas de voz sobre internet sin necesidad de salir de Odoo
• Odoo firma: Ya no es necesario salir de casa para firmar un documento. Además de cuidar el medio ambiente mediante la disminución del uso del papel, Odoo firmas provee una solución a la firma de documentos de cualquier tipo, con un alto nivel de seguridad y estandarizada por normas internacionales, lo que la hace completamente legal.
• Odoo documentos: similar a un drive en la nube, Odoo documentos permite almacenar, clasificar, compartir y la edición colaborativa de muchos tipos de documentos necesarios durante el trabajo diario. Se pueden establecer distintos canales y permisos de usuarios.
• Odoo Servicio de Asistencia: Gracias a una excelente interfaz de usuario y de la vista Kanban podrás monitorear, priorizar y resolver las solicitudes de asistencia de tus clientes.
• Odoo Proyectos: Para suplir las necesidades de gestionar correctamente las tareas y proyectos, esta app cuenta con una vista Kanban en la que también gracias al poderoso sistema de permisos y seguridad de Odoo , cada trabajador puede tener acceso sólo a sus tareas y llevar el control del estado de las mismas. Además de adjuntar archivos y notas a las tareas, los seguidores del proyecto son notificados por correo eléctronico. La administración de la pyme puede hacer un seguimiento y control del estado actual de las tareas que realizan todos sus trajadores y medir el rendimiento.
• Odoo hojas de horas: Con hojas de hora tanto trabajadores como directivos obtienen una vista gráfica muy informativa acerca de los tiempos consumidos en cada proyecto y tarea. Esta vista se puede personalizar mostrando distintos criterios para su mayor comprensión. También permite hacer ajustes sobre los tiempos de cada tarea para corregirlos.
• Odoo Contratación: la contratación de trabajadores también se puede hacer desde casa. Con esta app se puede organizar las vacantes disponibles y manejar las solicitudes de empleo. Además se reciben de manera automática los datos de los solicitantes y se pueden responder solicitudes, adjuntando documentos
• Odoo empleados: los dueños de las pymes apreciarán mucho esta app de Odoo. Con ella podrán llevar organizar toda la información relativa a sus trabajadores de manera centralizada. Esto incluye los gastos, la asisntencia, las habilidades, las horas de trabajo, la contabildad, etc.
• Apps financieras: completo paquete de aplicaciones financieras altamente personalizable e integrado con el resto de las apps de Odoo.

Preguntas frecuentes

¿Qué tiempo demora implantar Odoo en mi pyme y comenzar a teletrabajar?

Octupus, como partner Silver de Odoo en España, puede tener lista una implantación funcional de Odoo con los requerimientos necesarios para que tu pyme pueda utilizar el teletrabajo en tan sólo una semana.

¿Qué medios informáticos necesitan mis trabajadores y directivos para teletrabajar con Odoo?

Al menos uno de los siguientes: Ordenador, portátil, Smartphone o Tablet  con conexión a Internet.

¿Cómo se maneja la migración de datos de mi empresa en físico a Odoo?

Octupus hará la migración de sólo los datos necesarios hacia Odoo de manera que tengas la información disponible para que tu pyme pueda reanundar sus operaciones de inmediato en la modalidad de trabajo a distancia.

¿Podré establecer distintos niveles de permisos de acceso para mis trabajadores y los departamentos de mi pyme?

Sí, gracias al potente sistema de permisos de Odoo, sólo tú decides la forma en qué se accede a la información por parte de cada empleado, que aplicaciones puede o no usar, o incluso qué partes de estas están disponibles para su uso.

¿Qué hay acerca de la seguridad de mis datos en la nube?

La nube de Odoo cuenta con varios servidores distribuidos a nivel mundial, con respaldos de las bases de datos con varios días de antigüedad. Además se emplean varios niveles de encriptación con protocolos de seguridad modernos y confiables. Sus datos están a salvo con Odoo Cloud.

Conclusiones

El Teletrabajo es una modalidad de carácter no presencial, apoyado en la tecnología que da la posibilidad a los empleados de realizar parte, o toda su jornada, desde su hogar u otros lugares.

Aporta beneficios tanto para el empleado como para la PYME y es necesario para afrontar las necesidades del escenario laboral actual y futuro.

Odoo es un software pensado para el futuro. Gracias a su alto nivel de integración, flexibilidad y personalización, tiene la capacidad de adaptarse a los entornos cambiantes del medio, incluso en las situaciones más complejas. Con un gran número de aplicaciones especialmente diseñadas para este propósito, el teletrabajo con Odoo es una realidad.

Sino lo has considerado aún, este es un buen momento para hacerlo. Aumentar la eficiencia, disminuir los costes en infraestructura y mantenimiento así como desplazamientos será de las primeras ventajas. Pero la principal – sobre todo para aquellos que nunca han usado un ERP en su pyme- será un aumento del control y el rendimiento.

El teletrabajo o trabajo a distancia llegó para quedarse, y Odoo está listo para asumir el reto y asistir a las pymes a hacer de esto una realidad.