Odoo contabilidad: gestión financiera fácil y automatizada.

¿Te haz preguntado alguna vez si Odoo cumple con las normativas financieras y contables que exigen a las Sociedades en España?

Si en este momento estás afirmando con la cabeza este artículo es para tí. Odoo tiene un Módulo de Contabilidad que cumple con la Normativa Fiscal y Contable en España.

De manera habitual cuando pensamos en gestión financiera y contable lo interpretamos como algo difícil de manejar, con plazos concretos y normativas que cumplir. Ello genera ansiedad y mucho más si no eres un experto en el tema. Pero no te preocupes…

Odoo viene al rescate ya que permite gestionar el área contable y financiera de cualquier empresa en manos de personas que NO son FINANCIEROS. Al estar todo automatizado puedes llevar el día a día de la contabilidad de manera sencilla.

Estos son los beneficios de Odoo como sistema contable:

•   Contabilidad, gestión financiera y tesorería integrada dentro del ERP.
•   Automatización de los procesos de la gestión financiera y contable.
•   Incluye la localización española y los impuestos.
•   Recopilación y analítica de toda la información.
•   A nivel de usabilidad es un sistema sencillo e intuitivo
•   Con la herramienta “Multichannel by Octupus” puedes conectar tu web a marketplaces, pasarelas de pago y red de transportistas con tu contabilidad, automatizando los procesos y mejorando el control de los mismos.

En esta primera parte del artículo conocerás los elementos básicos de la contabilidad, las especificaciones para los Ecommerce y finalmente por qué recomendamos Odoo para la gestión de la contabilidad financiera de tu empresa.

Introducción a la contabilidad en Odoo

En España la contabilidad es de obligado cumplimiento para todas las Sociedades.

Es un área importantísima para cualquier Empresa ya que controla el dinero, presenta los impuestos, las declaraciones informativas con la AEAT y el resto de administraciones.

La información contable sirve como apoyo en las tomas de decisiones y permite saber cómo se comporta tu negocio en el área económica. De esta manera puedes tomar decisiones basadas en datos. Por ello, es tan importante llevarla al día sin depender de un tercero como son las gestorías.

Como ya dijimos al inicio de esta sección, es de obligado cumplimiento la presentación de dicha información en la AEAT, pues este organismo público utiliza los resultados contables para el cálculo de los impuestos que debe pagar la empresa.

Por último, la contabilidad se usa para dar confianza a los proveedores, socios, clientes y acreedores de la empresa (bancos, otras empresas, . . .) que necesitan conocer la solvencia y equilibrio económico/financiero de tu negocio antes de interactuar contigo.

¿Cuáles son los 3 tipos de gestión Económica / Financiera que debes tener bajo control?

En cualquier empresa existen tres áreas que debes controlar pues permiten tener un diagnóstico preciso de nuestra salud financiera y “nos dicen” si el negocio está funcionando correctamente:

La contabilidad financiera: se debe hacer de la forma más sencilla posible, ya que hay que respetar las normas contables y es de obligado cumplimiento. El hacerlo fácil permite evaluar de manera rápida si cumplimos con la legalidad y nos evita posibles problemas futuros con las administraciones.

La contabilidad analítica / costes: nos ayuda a conocer mejor nuestra empresa desde el punto de vista de rentabilidad para poder tomar decisiones basadas en datos económicos.

Tesorería / control económico: con la conciliación bancaria podemos tener la contabilidad al día junto con el control de cobros y pagos en los bancos. Puedes tener una empresa rentable desde el punto de vista económico, pero necesitas un buen control de tu tesorería.

Automatizar la gestión financiera en los ecommerce ¿por qué es importante?

La Contabilidad Financiera para Ecommerce se caracteriza porque hay un número de ventas muy alto con importes pequeños en su mayoría.

Por tanto, se hace necesario que todo esté automatizado para no realizar tareas repetitivas y evitar errores.

En Octupus Technologies somos especialistas en implementaciones de Odoo para negocios Ecommerce, muchos de nuestros clientes venden, por ejemplo, en Amazon y tienen como promedio 100 facturas diarias.

Si todo esto se tuviese que hacer de manera manual sería muy complicado, y si además se le añade otro marketplace como Zalando, PC Componentes o El Corte Inglés por ejemplo, la gestión financiera se complica mucho más.

Tener entonces un ERP con una herramienta multicanal que te permita automatizar toda esta facturación, las conciliaciones de los pagos y la creación de los asientos contables, evita errores, acorta los tiempos de gestión y te da la posibilidad de dormir tranquilo.

Odoo como programa de contabilidad open source

Lo primero es destacar que Odoo cumple en la versión Enterprise con la legalidad exigible a las Sociedades en España.  A esto le llamamos “Localización española”.

Odoo cuenta con las herramientas o funcionalidades básicas más usadas como:

• Dashboard financiero:  en un mismo tablero tienes la información relativa a la parte económica (ventas, compras, bancos, pasarelas de pago, tesorería, impuesto, caja, efectivo). Podemos introducir los tableros necesarios para de un vistazo tener controlada toda la gestión económica.

• Informes de Impuestos más habituales en las Pymes: como son el Libro de IVA (facturas emitidas y recibidas) y los Modelos tributarios como son el 111, 115, 123, 303, 347, 349 y 390. Además, se puede incorporar si necesitas por tu tipología de Empresa el Intrastat y el SII.

• Informes de deuda: Informes actualizados de cobros y pagos (deuda a cobrar y deuda a pagar) por tipo de vencimiento según plazos de pago (a 30 días, a 60 días…) todo es configurable.

• Cuadro de Amortizaciones automatizado: permite llevar la contabilidad del inmovilizado que se calcula con estos informes y realiza el asiento contable.

En nuestra opinión, implementar Odoo “Enterprise” como sistema contable es un acierto (vs.Odoo Community) y siempre lo recomendamos por sus ventajas. Aunque este es otro tema aparte que tocaremos muy pronto.

Todas las empresas con una verdadera transformación digital tienen en su ADN el automatizar sus procesos.

Con una buena implementación de inicio en el área financiera consigues automatizar toda la gestión de asientos contables (ventas, compras, amortizaciones, pagos y cobros, impuestos, bancos, . . .) y tener una visión cristalina de tu día a día.

Beneficios de llevar la contabilidad en Odoo

Odoo Contabilidad junto con el resto de módulos permite una gestión integral de la Empresa.

En la mayoría de ERPs el sistema contable no está integrado con el resto de áreas de negocio como ventas, compras o inventario, entre otros.

Los Ecommerce cuando gestionan su Contabilidad (en interno) con Odoo consiguen un mejor modelo de gestión (contable, financiera y tesorería) en el corto plazo con herramientas que permiten tomar mejores decisiones y cumplir con la legalidad “en tiempo récord” sin necesidad de especialistas contables “in company”.

 Estos son los beneficios de tener a Odoo como sistema contable:

• Contabilidad / gestión financiera / tesorería está integrada dentro del ERP. 
• Automatización de los procesos de la gestión financiera y contable.: Los más destacados son asientos contables,  ventas, compras, gastos, se conecta con tu/s banco/s de manera diaria y permite conciliar de manera automática, pagos y cobros automáticos con los ficheros de integración a los bancos, SEPA, amortizaciones, gastos e ingresos diferidos, . . . .  ).
• Odoo Enterprise incluye la localización española y los impuestos: lo que te mantiene al día sobre las normativas contables y fiscales de cada país ya que Odoo es multi-país e incluso permite llevar la Contabilidad de diferentes empresas ubicadas en diferentes países (España, Francia, Alemania, Italia, . . . EE.UU.) por lo que permite gestionar Holdings de Empresas que necesitan cumplir con la legalidad contable en varios países. Incluye en sus funcionalidades.
• Recopilación y analítica de toda la información de compras, de almacén con su inventario, ventas, bancos y todo tipo de informes contables (los legalmente establecidos, libro de IVA de facturas emitidas y recibidas +  Balance (general y abreviado) + PyG (general y abrevidado) además de cualquier otro que las necesidades de tu negocio requiere por ej. Modelo 369 para Ecommerce).
• A nivel de usabilidad “UX”es un sistema sencillo e intuitivo que con una buena configuración de inicio, puedes llevar la contabilidad financiera. Todas las pantallas son similares lo que consigue que la curva de aprendizaje se reduzca en relación a otros sistemas.
• Con la herramienta “Multichannel by Octupus” puedes conectar marketplaces (Amazon, El Corte Inglés, Zalando,  . . .) y tus webs a tu Odoo donde se integra con tu contabilidad automatizando los procesos y mejorando el control de los mismos.

Odoo Enterprise vs Community

Es bien conocido que Odoo cuenta con dos versiones: una gratis que es la versión comunitaria y una de pago, la versión Enterprise.

La versión Cummunity es básica en sus funcionalidades, pensada para autónomos y micro empresas.

La versión de pago cuenta con soporte funcional ilimitado de Odoo, actualizaciones de versiones nuevas y Odoo SH (Hosting en la nube). Además, su velocidad y rendimiento es superior a la versión gratuita.

En este artículo nos referiremos sobre todo a la versión Enterprise, ya que es la que cuenta con todas las funcionalidades y por ende toda la potencia que nos puede brindar este ERP.

Aunque Odoo Enterprise es de pago, la versión Enterprise resulta muy económica comparada con otras soluciones del sector e incluye muchas mejoras dirigidas a Pymes y Grandes Empresas que entienden la necesidad de una solución completa para su gestión y evolución del negocio.

Este cuadro comparativo de las dos versiones del área contable refleja muy bien lo que decíamos de la potencia de Odoo, y lógicamente si hablamos de opciones para llevar las cuentas de una empresa la versión recomendada es la Enterprise:

Principales novedades del módulo de contabilidad en Odoo 16:

• Análisis: se agregó un nuevo widget analítico a facturas para facilitar la distribución analítica, planes analíticos (que reemplazan a los grupos) y modelo de distribución analítico. 

• Widget de conciliación bancaria: se mejoraron los widgets de navegación, interfaz y legibilidad de la conciliación bancaria.

• Usabilidad y navegación: se actualizó la navegación en toda la aplicación de contabilidad para evitar vistas técnicas y permitir una transición más fácil entre las diferentes pantallas.

• Pagos por lotes: Cahatter y actividades: el chat y la programación de actividades ya están disponibles para los pagos por lotes.

• Límite de crédito por contacto: es posible configurar un límite de crédito por empresa y/o socio.

• Importe de datos: se agregó una nueva guía, plantillas y funciones para importar los siguientes datos contables: contactos, plan de cuentas y apuntes de diario.

• Cargar archivos con arrastrar y soltar: se pueden importar archivos arrastrándolos y soltándolos en las tarjetas del panel de contabilidad.

• Validación de antecedentes OCR: las facturas y los gastos cargados son validados en segundo plano por el OCR para que la interfaz sea más ágil.

• Gestión de movimientos de cuenta recurrentes: se simplificaron los movimientos de cuentas recurrentes para facturas y recibos: ahora se puede contabilizar un asiento automáticamente con diferentes frecuencias.

Ventajas de utilizar de Odoo Enterprise para la contabilidad:

Localización: impuestos, conciliación, pagos y cobros

Una de las características más destacadas del módulo de Contabilidad de Odoo Enterprise es la Localización. Con esta función los cambios a nivel contable o fiscal en los diferentes países se actualizan automáticamente en tu sistema.

Los paquetes de localización fiscal son módulos específicos de cada país que instalan impuestos, posiciones fiscales, plan de cuentas y declaraciones legales preconfiguradas en su base de datos.

Algunas características adicionales, como la configuración de certificados específicos, también se agregan a su aplicación de Contabilidad, según los requisitos de la AEAT.

Puedes acceder a toda la información relacionada con la Localización española en la web  de Odoo.

Multichannel by Octupus: la contabilidad en un entorno multicanal

Diseñado a partir de nuestra experiencia con clientes especialmente del sector Ecommerce, Octupus Multichannel Sale + Odoo ERP “Enterprise” une todas las herramientas necesarias para convertir las ventas de tu negocio a un contexto multicanal (B2B, B2C y Marketplaces).

Uno de los retos en esta herramienta fue precisamente la gestión financiera en un entorno multicanal. 

Todos los marketplaces y transportistas tienen sus propias características, de manera que Multichannel by Octupus tuvo que necesariamente permitir una gestión integral de toda la información financiera, sin importar el canal de procedencia.

Por ello, en el diseño pusimos especial énfasis en que, utilizando la estructura y la interfaz de Odoo, los usuarios pudieran localizar rápidamente la facturación por canal, ingresos, y cualquier otra información, haciéndola disponible también para generar informes.

Ese fue uno de los principales hitos: integrar las nuevas funcionalidades y la trazabilidad con la interfaz nativa de Odoo.

Esta misma información se integra con la parte logística, para que el usuario tenga control de qué canal está originando cada movimiento en sus almacenes.

En resumen, estas son las ventajas de Odoo Multichannel desde el punto de vista financiero:

• Permite la gestión contable de todos los canales de venta desde una sola interfaz: conoce la facturación por canal, ventas,  y cualquier otra información financiera.
• Se mapean distintos métodos de pago, quedando reflejados en el sistema, según el canal y el origen, los métodos de pago correspondientes.
• Odoo Multichannel by Octupus es capaz de sincronizar también direcciones de pedido y facturación desde canales externos con Odoo, para una gestión centralizada.
• Automatización de la facturación : aparece reflejada en cada factura el canal de procedencia, incluídas particularidades contables relacionadas con el canal en cuestión.
• En la parte logística, quedan reflejados todos los movimientos precisos de cada canal, de manera que puede saberse en todo momento y hacer una trazabilidad de los movimientos por canal.
• Es posible la conexión de múltiples almacenes externos 
• Permite la gestión de impuestos por cada canal según sus particularidades, para adaptarse incluso a distintos destinos o países donde estos canales estén presentes.
• Trazabilidad completa en las órdenes de venta, siendo posible determinar el canal que las está generando.
• Multichhanel es capaz de sincronizar de vuelta al canal de origen, algunos datos contables y de seguimiento. Por ejemplo, un pedido generado desde un CMS conectado vía Multichannel a Odoo, una vez que pasa a facturado a Odoo, se sincroniza con el CMS original para escribir las líneas de factura e incluso el número de tracking o seguimiento asignado por el transportista.

Nuestra valoración final

Como Partner Gold de Odoo especializado en ecommerce no podemos hacer otra cosa que recomendar este ERP para gestionar la contabilidad de tu empresa.

Automatizar los procesos contables te permitirá vender más, llevar el control y supervisarlo todo sin ser un especialista (guiado siempre en una gestoría para temas como verificación de impuestos u otros), además de mantenerte actualizado con los impuestos y las normativas legales de cada país, en este caso de España.