Guía para evitar las malas implementaciones de Odoo

Con este artículo de nuestro blog rompemos el hielo para hablar de malas implementaciones de Odoo durante las próximas semanas.

Existen múltiples causas que provocan fallos al momento de implementar un ERP. Entre las más frecuentes están, por ejemplo, hacer una implementación con empresas no certificadas; la falta de una metodología propia y no realizar la consultoría inicial antes de implementar.

Aún existe mucho desconocimiento acerca de Odoo. Además, consideramos que la información que se puede encontrar acerca de este ERP es insuficiente.

Por ello es nuestro objetivo aportar contenido de valor tanto para aquellas empresas que decidan implementar Odoo como para las que ya lo han hecho, o que hayan sido víctimas de un fallo en la implementación.

Para cada uno de los contenidos a tratar contamos con la asesoría de nuestros especialistas con expertise en más de 50 proyectos en Octupus.

Además, como un plus hemos preparados una serie de podcast en formato de entrevistas donde podrás escucharlos hablar directamente sobre todos los temas. Los podcast están disponibles en nuestro canal de Youtube.

Partner oficial de Odoo vs. empresa no certificada

Si estás enfermo vas al médico y buscas un especialista. Nadie juega con la salud, por ello queremos que nos diagnostiquen y traten los mejores. Es así de simple.

Algo muy parecido debería pasar a la hora de implementar un ERP. Aunque en este caso no se trate de tu “bienestar” personal, sí lo es el de tu negocio, y con eso tampoco se puede jugar y menos improvisar.

En la práctica abundan los casos de malas implementaciones por diferentes motivos, entre ellos el no hacerlo con una empresa certificada por Odoo, o sea, con un partner no oficial.

Existen empresas de informática o freelancers que se lanzan a implementar Odoo con ninguna (o muy poca) experiencia y sin tener una metodología propia. Esta fórmula al fracaso termina casi siempre poniendo en jaque a tu empresa.

Por esa razón, muchos freelancers o empresas de informática, aunque están en condiciones de instalar el software, no cuentan con el conocimiento necesario para mapear correctamente los procesos del negocio del cliente en el ERP.  También a nivel de calidad del código, aunque inicialmente este parece funcionar, durante la marcha comienzan a aparecer errores inesperados que se vuelven cada vez más frecuentes hasta llegar a hacer inoperable el ERP.

A continuación hablamos de los beneficios de implementar Odoo un partner oficial y cuáles son los riesgos no hacerlo con estos.

¿Cómo surgieron y qué son los Partners Oficiales de Odoo?

Hasta aproximadamente el año 2018 Odoo solo contaba con la versión Community, una versión que todavía existe, gratuita pero muy limitada. Usualmente esta versión queda reservada para una selección de algunos módulos de Odoo básicos.

Con el paso del tiempo, Odoo va liberando algunos módulos de Enterprise a esta versión, pero siempre limitados en relación a lo que disfrutan los usuarios de la versión de pago.

Es a partir de la versión de pago (Enterprise) que nace una comunidad de partners oficiales, titulados y certificados por el propio Odoo para su implementación.

Estos partners se dividen en varias categorías en función de su expertise, número de licencias, proyectos implementados y la retención de sus clientes. Además, brindan soporte y dan garantías a las empresas en caso de cualquier fallo en el software.

En la propia página web de Odoo los puedes encontrar segmentados por países y categorías, las cuales son:

• Partner Gold
• Partner Silver
• Partner Ready
• Partner Learning

Los partner Gold de Odoo son aquellas empresas con más especialización y autoridad en el tema, con un conocimiento profundo tanto funcional como capaces de ejecutar desarrollos sobre el código que cumplen con los estándares de Odoo y que siguen siendo compatibles con la versión Enterprise.

Los partners Gold están en mejores condiciones de actualizar Odoo a nuevas versiones -junto con los desarrollos- para que sus clientes disfruten siempre de las últimas funcionalidades, con sistemas estables y funcionales a lo largo del tiempo.

Sin duda alguna son la opción número uno en el caso que de que quisieras implementar tu ERP con los mejores.

Por qué debes de implementar sí o sí con un partner oficial: beneficios y garantías.

Los partners oficiales tienen una relación muy cercana con Odoo.

Son permanentemente capacitados no solo en cuanto a la metodología de la implementación, sino también en cuanto a las buenas prácticas de seguridad, la forma que en que debe de ser tratado el código open source y la utilización de las herramientas y plataformas que Odoo provee.

Otro beneficio fundamental de implementar con las empresas certificadas viene después de la implementación. Hablamos del tema soporte.

Esto permite que ante cualquier problema que surja en las implementaciones los clientes cuenten con asistencia especializada sin coste (dependiendo del partner), con descuento o con líneas de soporte preferenciales.

Las opciones de soporte son fundamentales para las empresas que implementan Odoo.

Por una parte, son una garantía de cara a la funcionalidad esperada así como de la calidad del código y de la implementación en sí misma.

Por otra parte, dan confianza a las empresas durante el cambio de sistema, las cuales reciben un acompañamiento continuo durante toda la transición y luego duante el uso del software, el cambio a nuevas versiones o la implementación de nuevas funcionalidades.

Razones por las cuales las empresas no certificadas fallan al implementar

Si has llegado hasta aquí pocas dudas debes tener  sobre las razones de implementar Odoo con un partner certificado. A continuación, te enumeramos las principales razones:

¿Por qué fallan las implementaciones de Odoo?

• El implementador tiene poca o ninguna experiencia con Odoo tanto a nivel de código o funcional.
• No ha trabajo previamente con la versión Enterprise de Odoo.
• No poseer una metodología de implementación
• No realizar una consultoría inicial.
• Falta de soporte o garantías a las empresas una vez que se ha implementado el ERP.
• No estar formados por Odoo ni tener certificaciones oficiales que avalen al implementador.

Qué hacer ante una mala implementación

La respuesta es bastante clara: lo único que se puede hacer con alguien que viene de una mala implementación es ponerse en manos de un especialista, o sea un partner certificado por Odoo.

En la mayoría de ocasiones después de una mala implementación el tiempo es un factor crucial. Cada minuto que pasa aumenta el riesgo de que estos fallos o errores -a las cuales no se les encuentra solución- terminen dando al traste con tu negocio.

Una mala implementación predispone a las empresas y genera una apreciación negativa sobre los ERP o sobre el propio Odoo.

Esto suele tener repercusiones una vez se decide volver a implementar con un especialista, ya que usualmente no se comienza la relación con “buen pie”.

Por ello cuesta mucho volver a construir la confianza.

Pero una vez que estas empresas se ponen en manos de un partner oficial comienzan a salir los resultados esperados y todo se puede revertir felizmente. Sobre este proceso comentamos en la próxima edición del podcast.

Metodología 3 en 1

Ya conocemos que existen varios factores que pueden causar una mala implementación de un ERP. Te contamos de la importancia de implementar con un partner oficial de Odoo vs. hacerlo con una empresa no certificada y los riesgos que puede traer ello para tu negocio.

Uno de los elementos que a menudo se realiza de forma errónea en las implementaciones es la metodología de implementación.

En Octupus estamos concientes de ello, por lo que venimos desarrollando y perfeccionando nuestra propia metodología de implementación, avalada por más de 50 proyectos de éxito.

La llamamos “Metodología 3 en 1” y es un factor clave al momento de implementar Odoo a nuestros clientes.

Si deseas evitar las malas implementaciones te invitamos a que sigas leyendo.

¿ Qué es la metodología 3 en 1 ?

Es una metodología de implementación que desarrollamos en Octupus parar dar respuestas a las problemáticas que con más frecuencia nos encontrábamos al implementar con nuestros clientes.

Este modus operandis que hemos estandarizado toma como base la propia metodología de Odoo en conjunto con nuestra expertise a lo largo de los años.

Nuestro objetivo es conocer al detalle qué es lo que quiere el cliente con el ERP – en este caso Odoo- alinear dichas expectativas con las funcionalidades del Software y que la empresa comience a funcionar con Odoo en el menor tiempo posible.

Etapas de la implementación

A partir de nuestra experiencia hemos identificado tres elementos claves que influyen de manera directa en el éxito de una implementación. Por ello planteamos tres etapas fundamentales:

• Inception
• Mínimo producto viable
• Escalabilidad

Consultoría inicial o inception

Es la primera fase y una de las más importantes pues sienta las bases de lo que serán las etapas posteriores. Si viésemos la implementación como una construcción, el inception serían los cimientos.

Un mal trabajo en esta etapa desemboca en una serie de errores que se irán arrastrando de fase en fase, como una bola de nieve cuesta abajo que no hará más que crecer y crecer, hasta volverse enorme.

Tipos de consultorías

En el mundo empresarial (B2B) existen muchos tipos de consultorías, la más común es la consultoría estratégica. En esta se definen la misión, visión, valores, etc de una compañía.

Lo que nosotros hacemos como implementadores de ERP es una consultoría funcional.

Esta consultoría es de corta duración (3 o 4 reuniones) y está enfocada en identificar los objetivos de nuestros clientes con el sistema para luego replicarlo en el software.

Por qué es importante una consultoría para implementar

La consultoría en pocas palabras va de entender al cliente en el sentido más amplio posible. Si logramos esto sabremos lo que quiere y por tanto podremos darle solución a sus problemas con un software potente como lo es Odoo.

Es por ello que consideramos tan importante esta etapa: pues si no se hace bien o no entendemos al cliente, será imposible alinear sus expectativas con lo que es capaz de brindar el ERP.

En conclusión, si fallamos aquí le estaríamos entregando un producto que no le será funcional a nuestro cliente.

Y este precisamente es uno de las principales razones por lo que muchos partners o las empresas no certificadas fallan al implementar.

Como no cimientan bien, la casa se les viene abajo pues no identifican correctamente el alcance. Además no validan y valoran si el estándar cumple con todos los objetivos de las empresas que quieren implementar.

Hablemos del mínimo producto viable

Una implementación básica o estándar de Odoo puede llevar su tiempo, como mínimo al menos 3 meses.  Una empresa grande que lleve un nivel de personalización elevado pueden demorar un poco más.

Esto se debe a que es un proceso delicado que implica migración de datos, desarrollo, formación y entre otros aspectos, para que todo llegue felizmente a buen puerto.

Una preocupación frecuente de nuestros clientes viene de aquí.

Si uno de los objetivos por los que me he decidido como empresa a utilizar un ERP es vender más (aparte de gestión centralizada, automatización, etc), ¿cómo voy a estar “parado” tres meses o lo que dure la implementación?

Y es lógico, porque ello significaría sin dudas el fin de tu negocio. Como dicen por ahí: time is money

El “mínimo producto viable” viene a solucionar todo ello.

Estas son las características del “mínimo producto viable”:

• Cumple con el mínimo de funcionalidades para operar con Odoo.
• Permite implementar al mismo tiempo que vamos probando y trabajando con los módulos de Odoo.
• Varía de acuerdo al tipo de empresa según sus necesidades.
• No es el resultado final
• Se va perfeccionando con el tiempo
• Su funcionabilidad se determina en la consultoría inicial.
• Es la fase más larga en la implementación.

En conclusión, podemos afirmar que el “mínimo producto viable” es aquel que sin ser el producto final (terminado) es el que logra la mayor cantidad de acciones automatizadas capaces de cumplir con los mínimos funcionales para operar.

Última fase: escalabilidad

La tercera y última fase es la escalabilidad y tiene que ver con el crecimiento que puede llegar a tener el sistema de cara al futuro.

Este es el momento para analizar nuevamente cómo podemos escalar el sistema para que abarque un mayor flujo de negocio.

El cliente tiene que convencerse de que el sistema lo acompañará de cara al futuro.

Crecimiento y expansión

A lo largo de toda la implementación vamos a ir detectando mejoras, nuevos desarrollos o simplemente ajustes, que no eran parte de este “mínimo producto viable”.

Estas mejoras, como no son imprescindibles para que la empresa funcione con Odoo, se van dejando reservadas para este momento en el que ya el sistema está probado y estable: en condiciones de comenzar a evolucionar.

Este mínimo producto viable se deja correr o funcionar por aproximadamente dos o tres meses. Durante esta etapa el cliente se familiariza aún más con el software y va haciendo uso de otras características.

Luego de este periodo de tiempo, ya estará en condiciones de entender qué otras funcionalidades pueden necesitar para continuar creciendo su negocio junto a Odoo.

Presupuesto, metodología y módulos

Esta etapa lleva un presupuesto aparte, así como una metodología similar a la de la implementación.

En este caso el ritmo de implementación es más tranquilo y cursa con menos prisa pues son mejoras o crecimientos que se van a desarrollar sobre una base que ya está funcionando: el producto mínimo viable.

Aunque las necesidades varían de cliente a cliente, en muchas de nuestras implementaciones hay un grupo de módulos que suelen tener protagonismo a la hora de expandir el mínimo producto viable.

¿Cuáles son los módulos que pueden ayudadr a tu empresa a crecer y vender más?

• Gestión documental
• Módulos de marketing digital: redes sociales, automatización de marketing, marketing por email, sms, etc.
• Módulos web de Odoo

Todo depende de lo que necesite la empresa, y es con la escalabilidad donde se alcanza la verdadera potencia de Odoo.

¿Qué buscamos con la escalabilidad?

Uno de los objetivos fundamentales de implementar un ERP es aumentar las ventas.

Es precisamente la fase de escalabilidad la que pone a la empresa en el camino del crecimiento y la expansión, para cumplir con sus metas y crecer.

De la mano de Odoo se automatizan los procesos y se gana cada vez más en eficiencia.

Por ello, esta última fase es tan importante como la primera.

Solo un partner de Odoo con expertise y visión estratégica puede guiar a la empresa hacia la consecución de estos objetivos, con una metodología probada, controlada y enfocada a resultados.