El término software contable es definido como el programa informático que se encarga de ofrecer varios servicios ya sean locales, alojados en la nube o en cualquier servidor externo que permiten el registro, clasificación, procesamiento y resumen de cada una de las transacciones contables y financieras de una empresa.
Hasta hace muy pocos años todas las tareas contables se realizaban manualmente, motivo poder ejecutarlas requería de mucho tiempo y dedicación. Ya en la actualidad y gracias a los grandes avances tecnológicos se realizan de manera más simplificada.
Sin importar el tamaño o nivel de organización de tu empresa es obligatorio llevar un riguroso seguimiento de sus cuentas y finanzas y ofrecer margen cero a los errores en este sector, ya que incurrir en alguno de ellos puede resultar muy perjudicial para su correcto funcionamiento.
El uso de un software financiero es la solución más idónea para apoyarte a la hora de tomar decisiones y solucionar las necesidades de tu negocio en un sector tan delicado como lo es el contable y financiero.
Odoo, como software de gestión de empresas, ha incluído todo lo que tu pyme puede necesitar para hacer frente a esta necesidad. Como siempre en Odoo, estas aplicaciones o apps están integradas con otras de manera armónica y pueden ser configuradas según las necesidades que tu empresa pueda tener.
Las apps o aplicaciones financieras de Odoo son:
- Odoo Contabilidad
- Odoo Facturación
- Odoo Gastos
En este artículo te haremos una descripción básica de cada una de ellas para que todas tus dudas queden aclaradas y tengas noción de cómo funciona cada una de ellas.
Algunas de las funcionalidades principales con las cuales los software contables pueden ayudar a tu negocio son:
- Realizar la clasificación y el seguimiento de todos los activos fijos de tu negocio.
- Administrar la contabilidad de costes.
- Una correcta gestión de la tesorería de la empresa.
- Comparar proyectos y presupuestos.
- Generar informes de cálculos y cuentas flexibles.
Con su uso conseguirás aumentar los beneficios de tu empresa y lograrás colocarte en posiciones ventajosas respecto a la competencia. Entre las principales ventajas de los software contables se encuentran:
- Diseñado para simplificar los procesos de contabilidad y gestión financiera.
- Cuenta con mayor precisión y eficiencia ya que la probabilidad de error se reduce considerablemente.
- La correcta selección del software contable para tu empresa reducirá notablemente los gastos y el tiempo en que se realizan todos los procesos contables de tu negocio.
- Favorece una mejor toma de decisiones.
- Mejora la comunicación y ofrece la posibilidad de compartir información de manera rápida.
- Integración de funciones que permiten ofrecer información concreta sobre las finanzas de la empresa.
A continuación repasaremos las Apps de Odoo financieras que han sido diseñadas para ofrecerte estas ventajas.
Odoo Contabilidad: haga más en menos tiempo utilizando una app eficiente e intuitiva
Esta app de Odoo posee varias herramientas que te ayudarán a expandir tu empresa fácilmente en un rango de tiempo mucho menor al de otras aplicaciones. Algunas de sus características son:
Contabilidad de doble entrada
Para realizar sus operaciones contables Odoo realiza la creación automática de entradas: gastos, movimientos del inventario, orden del punto de venta, facturas de clientes, entre otros.
Odoo establece reglas de la doble entrada para lograr que todas las entradas de diarios se equilibren automáticamente (suma de débitos=suma de créditos).
Multi-empresas
Odoo permite administrar una o varias empresas dentro de una misma base de datos ya que cada una de ellas tendrá su propio plan de cuentas y reglas. También podrás obtener informes que definidos por las distintas reglas de consolidación que se establecen.
Se podrá acceder a varias empresas pero trabajar solo en una a la vez.
Cuentas por cobrar y por pagar
Odoo utiliza por defecto una única cuenta para todas las entradas de cuentas por pagar y por pagar, también pueden ser creadas cuentas separadas por proveedores y por clientes pero esto no es necesario para su dinámica de trabajo.
Permite la obtención de informes para realizar análisis por cliente o por proveedor gracias a que las transacciones se asocian a los clientes o proveedores pertinentes (ingresos por clientes, cuentas por cobrar o pagar, ingresos por clientes, declaración de clientes, entre otros).
Estándares internacionales
La contabilidad central de Odoo utiliza estándares internacionales de contabilidad que son comunes y compatibles para más de 50 países. Existen algunos módulos como las interfaces bancarias o el plan de cuentas que funcionan según las especificidades de cada país.
Odoo también posee módulos para cumplir con todas las normas IFRS.
En general la contabilidad de Odoo se rige por los estándares:
Contabilidad europea donde los gastos son contabilizan en la cuenta del proveedor.
Contabilidad anglosajona (EE.UU, Reino Unido y otros países de habla inglesa) donde los costos de todos los productos que se venden se informan cuando se venden y entregan.
Formas de devengar efectivo y métodos de pago de efectivo
En Odoo son admitidos informes de acumulación y en efectivo lo cual permite informar ingresos o gastos en el mismo que ocurren las transacciones (base devengada), o cuando se recibe el pago (en efectivo).
Calcule el impuesto que le debe a su autoridad fiscal
Odoo Contabilidad totaliza todas las transacciones contables en cada período impositivo y estos totales son utilizados para calcular su obligación tributaria. Seguidamente puede ser comprobado el impuesto sobre las ventas a través del Reporte de Impuestos de Odoo.
Gran variedad de reportes financieros
Con Odoo Contabilidad pueden ser generados reportes financieros en tiempo real. Estos reportes irán desde reportes básicos de contabilidad hasta reportes de gestión avanzada.
Algunos tipos de reportes que incluye Odoo Contabilidad son:
- Gestión de reportes
- Reportes de rendimiento
- Reportes de efectivo
- Reportes de posición
- Reportes a detalle
La configuración de informes de Odoo Contabilidad permite personalizar cada informe en dependencia de sus propias fórmulas.
Soporte multi-monedas
Cada transacción es registrada con la moneda base de la empresa. Para otras transacciones que se realizan en otro tipo de monedas Odoo toma el valor real de la moneda de la transacción y el valor de la moneda de la empresa y realiza la conversión según su valor en el mercado. La generación de las ganancias y las pérdidas se realiza después de la reconciliación en los diarios de los artículos.
Los tipos de cambio son actualizados diariamente usando un servicio web de yahoo.
Fácil retención de unidades
Las ganancias retenidas son la parte de los ingresos retenidos por su negocio. Odoo calcula automáticamente sus ganancias del año actual en tiempo real, por lo que no se requiere un diario de fin de año ni una renovación. Esto se calcula informando el saldo de pérdidas y ganancias a su informe de balance de forma automática.
Integración con otras apps de Odoo: Odoo Inventario, Odoo Gastos, Odoo Punto de Venta, Odoo Venta.
Si quieres saber muchos más detalles puedes visitar el artículo de nuestro blog relacionado a esta app.
Odoo Facturación: realiza el proceso de facturación de manera sencilla.
Gestiona todos tus contratos, factura tus hojas de trabajo, cobra más rápido y crea facturas recurrentes de manera sencilla utilizando esta app de Odoo. Varias de sus características son:
Gestión de facturas
- Creación de facturas personalizadas y profesionales en segundos.
- Copia de facturas para ser enviadas por email.
- Emisión de reembolsos gracias a la creación de notas de crédito y la gestión de reembolsos.
- Varias reglas de multiempresas.
- Función de autocompletados de direcciones.
- Manejo de facturas recurrentes.
- Gestión de facturas de proveedores.
- Pagos con triple conciliación.
- Vista de gestión simple para los términos de pago.
Manejo de pagos
- Vista amplia de todas las facturas y filtrarlas por estado.
- Pagos de la SEPA. Impresión de cheques en formato estadounidense.
- Certificado bancario de importación. Sincronización con 24000 bancos ubicados en todo el mundo, la mayoría en Estados Unidos, Nueva Zelanda y Australia. La importación de archivos es soportada en formato: CODA, QIF, QFX, CSV.
- Cobro Online. Envío de facturas por email y posibilidad de añadir un enlace para autorizar a Paypal, Igenico o Adyen a cobrar fácilmente y de forma segura.
- Pago por lotes. Selección de múltiples facturas de proveedor y realizar el pago de todas a la vez.
- Seguimientos automáticos. Definición de pasos y acciones automatizadas para que realice el sistema en caso que ocurra problemas con el pago.
Informes
- Informes completos de contabilidad. Obtención de informes completos para informes legales, plan de cuentas, para diarios, entre otros.
- Informe de ventas. Acceso directo a la información a través de paneles muy dinámicos y fáciles de personalizar.
- Informes bancarios automatizados.
Integrada con otras apps de Odoo: Odoo Ventas, Odoo Contabilidad, Odoo Proyectos, Odoo Compra.
Odoo Gastos: administración sencilla de los gastos de los trabajadores
Con esta app podrás realizar los informes de gastos en poco tiempo y con una sola herramienta. Varias de sus características son:
- Evita la pérdida de recibos gracias que todos los recibos se cargan directamente en el registro de gastos.
- Centraliza los gastos de la empresa en un único lugar: informes, gestión, almacenamiento y comunicación.
- Organización de la administración de gastos por equipos.
- Visión globalizada de los gastos de la empresa.
- Ofrece la posibilidad de trabajar de forma colaborativa.
- Añadir comentarios a las solicitudes de gastos.
Integrada con otras apps de Odoo: Odoo Proyecto, Odoo Empleados, Odoo Flota, Odoo Facturación.
En resumen
Realizar el control de las finanzas de una empresa es igual a ser transparente en la administración y en la creación de un plan de negocios consistente.
Sin embargo no en todas las organizaciones este proceso se realiza correctamente por lo engorroso que puede resultar llevar el control de todos los estratos económicos de un negocio de manera manual.
Ya en la actualidad las posibilidades de que esto siga ocurriendo han disminuido notablemente gracias a la incursión en el mercado de numerosas aplicaciones financieras de descarga gratuita y muy fáciles de usar.
Las aplicaciones incursionaron con tanta fuerza en el sector de las finanzas que hoy en día son consideradas insustituibles en cada departamento económico de las empresas modernas.
Este tipo de software ofrece un sinfín de ventajas tanto para las empresas que cuentan con departamentos contables propios como para los que contratan asesores externos para realizar este tipo de tareas.
Odoo incluye un grupo de aplicaciones que te ayudarán con este propósito. Algunas de sus ventajas son:
- Reducción de costes.
- Mayor precisión gracias a la utilización de procesos automatizados.
- Simplificación de todos los procesos contables.
- Apoyar la toma de decisiones.
- Facilitar información.
- Mejorar la comunicación.
Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda para aclarar tus dudas y tomar la decisión que te acerque más a la familia de Odoo. Recuerda que estamos siempre a tu disposición. Quieres probar las Apps de Odoo Financieras? Contáctanos hoy mismo
Nos veremos muy pronto por acá para continuar conversando acerca del increíble mundo del software libre y Odoo.