Durante las últimas décadas, las empresas han tratado de adaptarse al mundo digital. Con mayor o menor soltura, todas han ido integrando sus procesos y digitalizando y cambiando su forma de trabajo. Ahora, debido a la Ley 11/2021, también conocida como Ley Antifraude; ha llegado el momento de la digitalización de las facturas.
En España, la digitalización de las facturas se hace obligatoria para todas las empresas y autónomos mediante el sistema de Verifactu a partir del 1 de julio de 2025. A continuación daremos respuesta a las siguientes cuestiones:
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria, en el marco legal de la Ley Antifraude. Este sistema requiere que las aplicaciones de facturación generen un registro de alta cada vez que se emite una factura. Este registro debe ser enviado automáticamente a la Agencia Tributaria, garantizando la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros. Además, las facturas deben incluir un código QR y una referencia específica que indique que han sido generadas mediante el sistema Verifactu; para ello se insta a que se escriba de la siguiente forma: “Veri*factu”.
¿Quién debe usar Verifactu?
Tienen la obligatoriedad de usarlo todas las empresas y autónomos que facturan al año menos de 6 millones de euros. Quedando solo excluídos en el caso de:
- Ser una empresa de Canarias.
- Ser una empresa de Ceuta.
- Ser una empresa de Melilla.
- Ser una empresa del País Vasco o Navarra: Donde ya se aplican sistemas similares como TicketBAI.
- Ser una empresa acogida al Suministro Inmediato de Información (SII). Las empresas que facturan anualmente más de 6 millones de euros están obligadas.
¿Qué sanciones existen?
En caso de que tu empresa no se ajuste al uso de Verifactu, o que el software que emplee no cumpla con la normativa; la multa será de 50 000€.
En caso de que se trate de un desarrollador o comerciante del software que esté incurriendo en un desacato a la norma, la multa asciende a 150 000€.
Por último, aunque tu software cumpla el reglamento, si no está certificado por Verifactu, puede tener multas por valor de 1 000€ por cada copia distribuída.
Odoo y Verifactu
Odoo, al igual que el resto de sistemas que lleven facturación electrónica está obligado a adaptarse a Verifactu en un plazo de nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial de Hacienda, HAC/1177/2024, para el desarrollo técnico de Verifactu. Estos nueve meses empezaron a contra desde el 28 de octubre de 2024; por lo que finalizan a finales de julio de 2025.
Pese a ello, Odoo ya ha adelantado que tal y cómo hizo con TicketBAI, añadirá una extensión con Verifactu para que desde Odoo 18, cualquier empresa que quiera pueda empezar a usarlo antes de su obligatoriedad. De esta forma, la adaptación a Verifactu se convierte en otra de las novedades de Odoo 18.
¿Cómo se puede adaptar Odoo?
Al tratarse de un ERP modular, tiene una gran facilidad de adaptación a esta y cualquier otra futura modificación en la legislación. Para ello, en este punto vamos a ver los puntos principales que tiene Verifactu, y así a ejemplificar cómo Odoo ya lo hace. Comencemos.
Registros de Facturación
Odoo cuenta con dos módulos o aplicaciones como son Contabilidad y Facturación; destinadas principalmente a llevar los registros del movimiento de dinero que tenga tu empresa. De hecho, si no cumpliera ya con esto; no se hablaría de que será de los software que tengan que adaptarse a la ley; ya que solo están obligados a hacerlo aquellos que pueden generar y manejar facturación electrónica.
Comunicación con la Agencia Tributaria
En la actualidad, Odoo ya se comunica directamente con la Agencia Tributaria; aunque es cierto que se lo tienes que decir. Este es el caso de si activas TicketBAI; que es muy similar a cómo será Verifactu. Una vez activo, te aparecerá la opción dentro de tus facturas.
De hecho, comunicarte en general es muy sencillo dado que dentro de las propias facturas tienes integración para mandárselo por mail, descargarlas o incluso cargar alguna a golpe de cámara. En su conjunto, todas estas funcionalidades hacen que la carga administrativa de la empresa sea más llevadera.
Incorporación de Código QR
Actualmente, Odoo ya puede hacer que las facturas que generes, te creen un código QR de pago. Para ello debes tener activo tanto en la configuración la opción de Generar QR; como en los métodos de pago. El resultado de ello es que en tu archivo de factura te aparecerá un código QR que tu cliente podrá escanear y hacer el pago con el móvil.
Verifactu debe llevar obligatoriamente la generación de un código QR único para cada factura, pero tal y como has visto, Odoo ya puede hacer este punto también.
Trazabilidad
Odoo deja siempre traza y rastro a nivel interno de todas las operaciones que tengan relación con la facturación electrónica. Por lo que, modificaciones o eliminaciones de facturas serían fácilmente rastreadas y detectadas. Esto se hace con la finalidad de que se garantice la trazabilidad de cada operación relacionada con la facturación. Dicho rastro es inalterable y con ello se cumple uno de los fundamentos de Verifactu.
Adaptarse a Verifactu no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia de tu empresa. Con Odoo podrás hacerlo de una forma sencilla. Recuerda que si quieres adaptarte a este u otros cambios, puedes contar con Octupus como tu partner tecnológico, experto en ecommerce e integraciones.