Odoo Cautivo: cómo una implementación puede bloquear tu desarrollo

En el mundo Odoo existen muchas casuísticas asociadas a la propia naturaleza de este software Open Source.

Aquí en Octupus hemos hablado en varias ocasiones sobre las implementaciones de Odoo y lo importante de seguir la metodología adecuada para asegurar el éxito.

El objetivo de toda implementación, al final, es lograr un sistema escalable que aumente las ventas, automatice procesos y mejore las dinámicas del negocio.

Pero pocas veces se habla de implementaciones que parecen ser buenas inicialmente, pero que terminan haciendo a las empresas cautivas de los implementadores y limitando así su capacidad de crecer.

¿Qué causas pueden hacer que nuestra empresa quede cautiva? ¿Hay alguna forma de minimizar este riesgo? Y en caso de que nos veamos en una situación como esta ¿Qué hacer para liberar nuestra empresa y su potencial de crecimiento?

En este artículo de opinión, exploramos algunos de los elementos que pueden ayudarte a contextualizar este tema.

Software libre, datos cautivos y miedo al cambio

Odoo Enterprise tiene la opción de correr sobre la propia infraestructura de Odoo (Odoo SH) o desde cualquier servidor o hosting en donde se puede alojar el software y la base de datos. Odoo Community lo puede hacer desde la infraestructura de terceros.

Algunos proveedores e incluso partners oficiales han desarrollado soluciones en las que alojan en su propia infraestructura o de terceros, las bases de datos y desarrollos de los clientes que implementan. 

De ninguna manera estamos diciendo que esto es una mala práctica de cara a las implementaciones, pero en ocasiones los problemas que derivan de esta casuística y la forma en que se resuelven terminan comprometiendo el crecimiento de las empresas que optan por estas soluciones.

Las empresas que quieren implementar Odoo pueden decidir este camino por varias razones:

• Coste: muchas veces parece ser más barato en relación con una implementación de Odoo en la nube o Enterprise. Las empresas más pequeñas suelen mirar más este aspecto, que muchas veces a la larga termina siendo un problema.
• Soluciones propietarias: los proveedores de estas soluciones pueden acompañar sus propuestas con servicios o desarrollos paquetizados, ya sea de un pago o recurrentes, que son de interés de la empresa que desea implementar Odoo.
• Implementaciones de mínimo producto viable más rápidas: la propia infraestructura del partner puede estar preparada para ciertos tipos de implementaciones para determinados sectores y el despliegue de estas con desarrollos puede ser más rápido inicialmente.

¿Por qué cambiar de partner de Odoo?

Sabemos que la decisión de implementar Odoo y además seleccionar una empresa implementadora es un proceso largo que requiere varias semanas o meses en concretarse en función del alcance (número de módulos) y desarrollos del Proyecto para tu PYME.

El proceso de elegir el ERP y luego el partner es probablemente el más crítico. En nuestra guía para evitar las malas implementaciones de Odoo y consideraciones de soporte con Odoo comentamos algunas de las preguntas que deben hacerse a los implementadores antes de elegir.

Un cambio de partner también puede ser un paso difícil y debe manejarse con cuidado. Es muy importante contar con un Partner Tecnológico que te ayude en la fase de escalabilidad / crecimiento / actualizaciones de versiones.

Para tomar esta decisión de cambio, hay varios criterios que las empresas suelen tener en cuenta, aunque los principales son la capacidad del partner de dar respuesta a sus necesidades de crecimiento, errores en la implementación o un servicio de soporte deficiente.

Cuando se trata de soluciones en las que Odoo está alojado en la infraestructura del partner y no en Odoo sh, pueden surgir razones adicionales:

• Migración de versión de Odoo: algunos proveedores con infraestructura propia no son capaces de actualizar Odoo a la versión más reciente, muchas veces porque los desarrollos están hechos para versiones anteriores y es costoso para ellos actualizarlos para todos los clientes.
• Limitaciones de escalabilidad: la empresa está atada a la capacidad del partner de resolver los problemas o necesidades que se presenten durante su crecimiento.
• Disponibilidad y fiabilidad de la infraestructura: ya sea subcontratada o propia, se depende completamente de las opciones de seguridad informática, capacidad y velocidad de procesamiento de la solución del proveedor.

¿Datos cautivos? 

Está claro que, en una situación como esta, nuestros datos están alojados en la infraestructura del partner, o sea, en sus servidores, ya sean propios o subcontratados.

Esta base de datos, y los desarrollos que utiliza la empresa, corren sobre estos sistemas del partner. ¿Qué sucede si nos queremos ir por alguna razón?

¿Cómo se manejan este tipo de situaciones en las que deseamos abandonar el partner actual o cambiar incluso de ERP? ¿Se migran los desarrollos?

 En Octupus conversamos con muchas empresas que han estado en esta situación.

Para muchos dueños de negocio, existe un miedo que es natural en la realización de este paso: hay muchos temas técnicos complejos implicados en su consecución. Además de ello, temas legales y operativos.

¿Qué tiempo tomará? ¿Cuánto costará? ¿Qué pasará con la integridad de mis datos y el manejo de los mismos?

Algunas personas incluso han indicado que sus implementadores de Odoo no han facilitado el proceso, imponiendo trabas técnicas, mostrándose poco cooperativos e incluso obstruyendo completamente el proceso de migración.

Estas actitudes distan mucho del espíritu Open Source y de las buenas prácticas de Odoo, afectando la imagen de la comunidad de partners y del propio software ERP.

Implementaciones cautivas, en cifras

¿Qué es una implementación de Odoo cautiva?

Es una implementación en la que después de implementar el mínimo producto viable el cliente pierde la capacidad de evolucionar su negocio con Odoo y se queda estancado en la etapa inicial, ya sea por incapacidad de la empresa implementadora de cumplir sus expectativas o bien por dificultades que surgen -intencionales o no- para cambiar de partner de Odoo o de ERP.

Para dar visibilidad sobre esta situación, analizamos 25 proyectos hechos por Octupus, que han llegado a nosotros con la intención de cambiar de partner. 

Si bien no es una muestra grande, puede dar una idea de cómo esta preocupante situación se mueve en silencio en el contexto actual afectando la percepción de Odoo como sistema escalable y “All in One”.

La investigación se basó en los siguientes datos:

Este estudio reveló las principales razones por las cuales estas empresas querían cambiar de partner, las cuales mostramos en el siguiente diagrama.

Entre las principales causas citadas por los empresarios se situó que el partner no fue capaz de cumplir con las expectativas, las cuales ampliamos en el siguiente gráfico.

Otra de las causas situadas estuvo relacionada con la comunicación entre ambas partes, visto desde la perspectiva que el partner no era capaz de entender las necesidades o requerimientos del sector del cliente para poder desarrollar soluciones apropiadas.

Resulta interesante que un grupo de empresarios expresó el coste como una de las razones por las cuales consideró el cambio de partner.

En algunos casos, hubo empresas en las que después de una implementación económica, tuvieron que asumir costes recurrentes por concepto de soporte e infraestructura, desarrollos a medida que no funcionaron e incluso gastos por soluciones incluidas en una suscripción que no eran necesarias para su empresa pero que aún así tenían que pagar.

Estos costes fueron incluídos como parte de paquetes recurrentes provistos por la empresas implementadoras que alojaban Odoo Enterprise en su infraestructura.

Se consideró que el soporte no era el apropiado porque hubo casos en los que, debido precisamente a que el partner no tenía expertise en el sector del cliente, no le era posible crear soluciones apropiadas que cumplieran sus expectativas y los desarollos o integraciones no funcionaban como el cliente esperaba. 

Como es normal, esto terminó saturando los canales de soporte.

Las integraciones con terceros fue otra de las necesidades no resueltas que llevaron a las empresas a considerar el cambio de partner.

En la evolución natural de las empresas y las dinámicas del mundo digital, surgieron necesidades puntuales de integrar Odoo con sistemas de terceros a la vez que se mantuviese Odoo como centro de gestión de la empresa. 

Para los ecommerce, algunas de estas integraciones son prioritarias , especialmente en relación a transportistas, marketplaces y pasarelas de pago, que por la naturaleza de su negocio no se podía prescindir de ellas.

Finalmente, algunas de las empresas encuestadas explicaron que esperaban encontrar soporte de los implementadores en relación a web y marketing digital con Odoo, evitando salir del ecosistema Odoo para gestionar su marketing.

Salir de una implementación cautiva: reimplementar Odoo

Es importante destacar que cuando una Empresa está en esta situación debe ser valiente porque lo que en el momento actual te está condicionando en negativo en 2 meses puedes darle la vuelta; disfrutar de tu Odoo actualizado a la última versión,  funcionando como tu quieres y con tus bases de datos en tu Hosting. 

No hay ninguna guía o manual que sirva para tomar como referencia en un caso de reimplementación, eres tú mismo quien debe tomar la decisión o al menos informarte de que pasos hay que dar porque la situación se puede revertir en poco tiempo. 

Hay muchas variables y es una decisión importante que debe considerarse una vez que has agotado todos los recursos con el implementador original o actual.

Además, queda claro que reimplementar Odoo tendrá un coste adicional para la empresa, aunque como veremos más adelante, será menor en comparación con la implementación original.

Después de ayudar a decenas de empresas en este tipo de situaciones, en Octupus hemos creado un procedimiento que esclarece los pasos a seguir para las empresas que decidan desbloquear su crecimiento y reimplementar Odoo.

Consultoría de reimplementación

El primer paso con Octupus para intentar salir de una situación cautiva es pedir una consultoría de reimplementación.

Esta es una consultoría express, gratuita, en la que los especialistas y consultores especializados de Octupus indagan acerca de la situación actual de la empresa, las razones por las cuáles quiere realizar este cambio y las especificidades técnicas que pueden determinar los tiempos y complejidades del proyecto,

Se dice que es una consultoría express porque es mucho más corta y sencilla que las consultorías de objetivos que son aquellas que realizan las empresas que van a implementar Odoo por primera vez.

Comunicar a Odoo la intención de cambiar de partner

El siguiente paso es contactar con Odoo para solicitar el cambio de partner. En este caso, Odoo Bélgica media entre los dos partners para todo el proceso de migración de los datos, desarrollos y otras cuestiones de licencias.

Caso aparte es cuando no se ha implementado con un partner oficial, un freelancer o un tercero.

Aquí el paso de manos o la transición depende más de la buena voluntad del implementador original para ejecutar esta migración y no siempre queda garantizada una transición dulce o fácil.

Por esa razón en nuestra Guía para evitar las malas implementaciones recomendamos siempre implementar con un partner de Odoo certificado.

No es que se trate de un hecho de mala fe o considerar que el partner inicial no estará a la altura de las expectativas por no ser certificado, pero como empresa queremos que nuestro Odoo disfrute de la ventaja que precisamente tiene el software libre y en definitiva, este ERP frente a otras soluciones propietarias o de código cerrado.

Migración de los datos y desarrollos (existen 2 opciones):

Esta parte tiene dos variantes en la que una es más compleja y requiere mayor tiempo, dedicación y la buena voluntad del partner original para facilitarla.

1.- Migrando desde un servidor propietario

Cuando Odoo se encuentra alojado en los servidores de la empresa implementadora, es necesario llevar toda esta información a Odoo SH. Se hace una migración de:

BB.DD. ( base de datos), filestore (.pdf y documentos adjuntos, firmas) y del código (desarrollos personalizados).

Esta migración está bajo control y siempre se comprueba la integridad de los datos, por tanto, es completa y correcta.

Este proceso en la mayoría de los casos transcurre de manera satisfactoria – que denominamos “Transición Dulce”- cuando el partner original y Octupus establecen una relación de colaboración y Odoo Bélgica media entre ambas partes para mantener las buenas prácticas.

No obstante – como comentamos anteriormente-  algunos clientes han experimentado trabas, resistencia e incluso una obstrucción total de este proceso, provocando demoras excesivas.

En cualquier caso, esta variante puede representar una interrupción en el funcionamiento de la empresa en algún momento durante la migración entre los servidores del otro partner y la infraestructura de Odoo.sh, y algunos problemas pueden surgir durante la salida a producción de la nueva instancia de Odoo.

2.- Migrando desde Odoo Sh

Esta variante es mucho más sencilla y muy rápida. 

Como los desarrollos y la base de datos ya está alojada en la infra estructura de Odoo, lo que se hace es un cambio de clave de partner en la instancia de Odoo, y automáticamente Octupus puede comenzar a trabajar en el proyecto.

Además, no hay interrupción en el trabajo del cliente con el sistema. Este puede continuar operando con normalidad durante la transición.

Por esa razón, Octupus recomienda a las empresas implementar Odoo en la nube usando la infraestructura robusta y segura de Odoo sh. 

Las ventajas de una reimplementación de Odoo ERP.

Ninguna empresa quiere re-implementar Odoo, o al menos no es algo que se valora o considera en el momento de implementarlo por primera vez.

Pero llegado este punto, no todas son malas noticias.

Si ya la empresa lleva un tiempo en una implementación cautiva, salir de esta consigue nuevos beneficios y sobre todo ganar la libertad de seguir creciendo.  Y una de las cosas que debemos asegurarnos es que con la nueva implementación, justamente ganemos esta libertad que fue una de las razones por las que también elegimos Odoo como ERP.

La nueva implementación al ya tener Odoo se hace más sencilla y con un coste medio hasta un 50 % más económico. El proceso es muy rápido y con una Metodología que asegura una transición dulce.

Cuando esta re-implementación se hace con Octupus, esto es lo que sucede:

• Actualizamos tu versión de Odoo: migramos tu Odoo (incluídos los desarrollos) a la última versión de Odoo disponible. 
• Con Octupus además puedes solicitar la actualización de versión en cualquier momento, aunque recomendamos hacerlo cada 2 versiones o cada 2 años. Ya en este momento Odoo no presta Soporte a la versión 13 e inferiores.
• Consultoría express gratis: en donde además de determinar los pasos a seguir para la reimplementación se descubren nuevas mejoras para tu Odoo y se solucionan problemas críticos.
• Si estás en un servidor de otro partner, te llevamos Odoo SH, con lo que ganas el control de tus datos y la libertad de cambiar de partner nuevamente de una manera sencilla y sin complicaciones.
• Hasta un 50% más económico en relación a una implementación estándar: Sabemos que implementar Odoo ha representado un gasto importante y queremos ayudarte a que la nueva implementación sea asumible para tu empresa.
• Planes de soporte flexibles para empresas que re-implementan Odoo.

Antes de concluir.

Sabemos que este es un artículo de opinión polémico y queremos ayudar a las empresas a tomar las mejores decisiones a la hora de implementar Odoo.

Implementar Odoo en infraestructura de terceros tiene sus beneficios y sus desventajas. En este artículo ponemos en contexto a los usuarios de los problemas que pueden surgir cuando se desea -por alguna razón- cambiar de partner en una situación como esta.

Al final, todo nos lleva al punto inicial: elegir un partner de Odoo adecuado para implementar es un punto crítico en el que confluyen muchos factores, y elegir uno con expertise en tu sector es probablemente una de las razones de más peso que pueden desencadenar a largo plazo el éxito o no del proyecto.

No basta con una buena implementación del mínimo producto viable. Odoo ERP está diseñado para evolucionar y crecer junto con las empresas.

Y muchas empresas escogen Odoo por esta libertad y esta expectativa de avanzar hacia un futuro mejor y más automatizado.

Cuando Odoo queda cautivo y desactualizado, poco a poco se va perdiendo su habilidad de disfrutar de las nuevas ventajas, integraciones y posibilidades de crecimiento.

El compromiso de Odoo es el de ofrecer un software flexible, moderno y en constante evolución, y además Open Source. 

Los partner de Odoo debemos seguir esta filosofía y ofrecer a los clientes soluciones que les permitan crecer y tomar el control de sus empresas, por el bien de nuestra comunidad de empresarios y de Odooers en España y en todo el mundo.

Si tu empresa ha quedado cautiva en una implementación de Odoo, puede ser el momento para evolucionar. El primer paso es una consultoría de reimplementación.